تکنیکهای قطع کردن سخنرانی توام با راضی نگه داشتن مخاطبان
شما محتوا سخنرانی خود را می‌دانید، می‌دانید که چه حرف‌هایی برای گفتن دارید و چه قدر زمان در اختیارتان قرار گرفته است؛ اما هیچ چیز در دنیای شلوغ و پر استرس اطراف ما قابل پیش‌بینی نیست! مثلا در حال سخنرانی هستید و به شما اطلاع می‌دهند به دلایلی مدت زمانی که در اختیارتان قرار داده بودند نصف شده است و شما باید در نیمی از زمان پیش‌بینی شده تمام صحبت‌های خود را جمع و جور کنید. یا این که به دلایل شخصی یا هر علت دیگر نمی‌توانید به سخنرانی ادامه دهید و باید سالن را ترک کنید. در چنین مواقعی به نظرتانقطع کردن سخنرانی چه طور باید باشد که هم مخاطبان راضی بمانند و هم ارزش‌های شما و محتوای سخنرانی به خوبی حفظ شود؟
اگر سخنران باتجربه‌ای باشید احتمالا بارها در چنین موقعیتی قرار گرفته‌اید. حتما به خوبی می‌دانید که عامل زمان مهم‌ترین علت به وجود آمدن چنین رخدادهایی است. حالتی که شما مجبور هستید سخنرانی را متوقف کنید؛ در حالی که هنوز حرف‌های زیادی برای گفتن مانده است!
در این مطلب به شما می‌آموزیم که چه عکس‌العملی در این شرایط نشان دهید و چه کار کنید تا حتی در چنین شرایطی بتوانید سخنرانی را به بهترین شکل ممکن مدیریت نمایید.
تکنیکهای قطع کردن سخنرانی توام با راضی نگه داشتن مخاطبان
زمانی که به عنوان سخنران در چنین موقعیت‌هایی قرار بگیرید احتمالا عکس‌العمل و پاسخ‌های زیر را نسبت به شرایط موجود از خودتان نشان دهید:
سکوت کنید و به اطرافتان و افراد نگاه کنید
طبق برنامه سخنرانی، به سرعت به سمت اصل مطلب بروید و تمام بخش‌های اضافی یا کم‌اهمیت را حذف کنید.
از زمان اصلی تعیین‌شده استفاده کنید و حتی از آن فراتر بروید
در وهله اول باید بدانید که یک سخنران ماهر هرگز سکوت نمی‌کند؛ حتی اگر یک فاجعه یا آشوب در حال رخ دادن باشد. این کار ابتدا اعتبار شما را زیر سوال می‌برد و سپس اسم و رسم شرکت یا برندی که معرف آن هستید را لکه‌دار می‌کند.
در مرحله دوم لازم است بدانید که تحت هیچ شرایطی نباید به سمت اصل مطلب سرازیر شوید و بدون آماده‌سازی مخاطب او را به سمت قلب مطلب هدایت کنید. با این کار پر پرواز شما برای حرکت به سمت مخاطب و ارتباط گرفتن با او از دست می‌رود. به علاوه هیچ کسی مجذوب سخنرانی شما نمی‌شود. دقت کنید که قطع کردن سخنرانی با استفاده از مکث در طول سخنرانی تفاوت دارد.
در وهله سوم باید بدانید که سخنرانی فراتر از محدوده تعیین شده به معنای زیر پا گذاشتن ارزش‌های دیگران است؛ چون در زندگی شلوغ امروز هر فردی برای ثانیه به ثانیه حیات خود برنامه دارد و زیر پا گذاشتن آن به منزله زیر پا گذاشتن اولویت‌های آن‌ها است.
برای قطع کردن سخنرانی به بهترین شکل ممکن چه کنیم؟
در موقعیتی که مجبور به قطع سخنرانی هستید تا زمان بیش‌تری ذخیره کنید احتمالا متوجه هستید که کدام بخش از سخنرانی اولویت بیش‌تری دارد و از کدام بخش می‌توانید راحت‌تر عبور کنید. برای این که به بهترین شکل ممکن سخنرانی را قطع کنید به موارد زیر توجه نمایید:
از قطعه بزرگی چشم‌پوشی و بخش مهم را دستچین کنید
زمان شما در سخنرانی مثل یک کیک است. وقتی که بخش بزرگی از این کیک از دست می‌رود نمی‌توانید با دست و پا کردن تکه‌های ریز و کوچک از بخش‌های مختلف، آن را تکمیل کنید. محتوا هم به همین ترتیب است. به جای دست و پا کردن تکه‌های کوچک سخنرانی و کنار هم قرار دادن آن، به فکر دستچین کردن بخش‌های مهم سخنرانی باشید.
وقتی که مجبور به قطع کردن سخنرانی در اواسط راه هستید تا حد امکان بخشنده نباشید! دست از سر آن جزئیات کوچک و بزرگی که فکر می‌کردید به بهتر شدن سخنرانی کمک می‌کنند بردارید و در مدت زمان باقی مانده به محتوا سخنرانی و مخاطبانتان ارزش بدهید.
برای اتفاقات پیش‌بینی نشده همیشه آماده باشید
هنر سخنران این است که برای تک تک بخش‌ها زمان‌بندی داشته باشد و سخنرانی را طبق زمان‌بندی پیش ببرد. تصور کنید سخنرانی 5 ساعته در پیش دارید. برنامه‌ریزی شما برای این سخنرانی بدین ترتیب خواهد بود:
- 10 دقیقه برای مقدمه سخنرانی و پیش‌گفتار
- 20 دقیقه برای گفتگو دوطرفه و سنجش وضعیت حاکم بر سخنرانی
- 40 دقیقه برای بیان یک سری از اصول
- 10 دقیقه برای تنفس و استراحت حاضران
- 30 دقیقه برای تمرین و تکرار مخاطبان
- 20 دقیقه برای کسب اطلاعات از مخاطبان
- 30 دقیقه برای بررسی مطالعات موردی
- 10 دقیقه برای استراحت مجدد
- 40 دقیقه برای فعالیت‌های گروهی
با این برنامه‌ریزی در تهیه متن سخنرانی در صورتی که در شرایط مشابه برای قطع کردن سخنرانی قرار بگیرید می‌توانید با مهارت کافی کمبود وقت را پشت سر بگذارید
برای زمان باقی مانده از مخاطبان نظرسنجی کنید
تصور کنید زمان محدودی برای ادامه سخنرانی باقی مانده است و شما برای انتخاب این که دقیقا از کدام محتوا استفاده کنید که بیشتر به نفع مخاطب باشد بین دوراهی عجیبی مانده‌اید. به این شکل که احساس می‌کنید ارزش این دو بخش با هم برابر است و از هر کدام چشم‌پوشی کنید به ضرر مخاطبتان تمام می‌شود.
در چنین حالتی توصیه می‌کنیم از مخاطبان برای زمان باقی مانده نظرسنجی کنید. البته که مخاطبان بابت نصفه و نیمه شدن سخنرانی ناراحت می‌شوند اما این ترفند کمک می‌کند تا بتوانند از کم‌ترین فرصت باقی مانده نهایت استفاده را ببرند.
برای دسترسی به باقی‌مانده مطالب، راه باز کنید
حتی اگر به خاطر شرایط ایجاد شده امکان ارائه متن کامل سخنرانی و فایل‌های تهیه شده فراهم نیست به نکات زیر توجه کنید:
- بخشی از محتوا که فرصت کافی برای ارائه آن ندارید را کپی کنید و در اختیار مخاطبان قرار دهید ( هرگز کپی اسلایدهای پاورپوینت را برای جبران مشکل به وجود آمده جهت دانلود در اختیار شنوندگان قرار ندهید)
- می‌توانید برای جبران کمبودهای به وجود آمده در سخنرانی، سخنرانی دیگری ترتیب دهید یا از مخاطبان بخواهید در کنفرانس پیش رو برای کسب اطلاعات بیشتر شرکت کنند
برای دیدن مقالات بیشتر اینجا را کلیک کنید