مقالات فن بیان

دقیق گوش دادن مهارت ضروری است. که با هوش هیجانی همراه است. اکنون ببینیم چگونه باید ماهرانه صحبت‌های دیگران را بشنویم وشنونده فعال باشیم.

وقتی شما مدیر هستید، افراد زیادی با شما در ارتباط هستند: گزارش های مستقیم، پرسنل، فروشندگان واحدهای کسب‌و‌کار، تامین‌کنندگان، رئیس شما، یا حتی اعضای هیئت مدیره. هرکدام به دنبال فردی می‌گردند که مشکلات، سؤالات، نقد و یا درخواست خود را با او مطرح کنند. در بسیاری از موارد، ممکن است این گفت‌و‌گو‌ها احساسی باشند و بسیاری از آن‌ها  نیازمند صبر و حوصله زیادی است.

به همین دلیل است که یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیر، دقیق گوش دادن است. این بدان معنا نیست که پاسخی سرسری به طرف مقابل بدهیم؛ بلکه بدان معنا است که کلام فرد را درک کنیم.

شنوندگان خوب، رهبران بهتری می‌شوند؛ زیرا با گوش دادن به دیگران احساسات آن‌ها را تشخیص می‌دهند و آن را درک می‌کنند و زمینه ساز ایجاد اعتماد می‌شوند. این، به نوبه‌ی خود، می‌تواند موجب افزایش همسویی با اهداف شرکت، عملکرد بهتر، بهره‌وری و نوآوری شود.

گوش دادن درست، یکی از باارزش‌ترین مهارت‌هایی است که رهبر دارد.

گوش دادن درست باعث ایجاد ارزش به سخنان گوینده می‌شود، چراکه با طرف مقابل به صورت حضوری در تعامل هستید. هنگامی‌که گوینده حقایق را بازگو می‌کند و آن‌ها را بدون ترس از قضاوت، استهزا و یا نادیده گرفتن، به اشتراک می‌گذارد، باعث ایجاد احساس امنیت می‌شود. هم‌چنین گوش دادن باعث می‌شود که گوینده حس کند صدایش شنیده و درک می‌شود.

آیا شما به‌طور مؤثر ارتباط برقرار می‌کنید

مدیران می‌توانند مهارت شنونده فعال بودن و دقیق گوش دادن را (با بکارگیری و تمرین چند مهارت کلیدی بصورت روزانه در ارتباط با هرکسی از جمله زیردستان تا رئیس هیئت مدیره) مانند سایر مهارت‌های رهبری ایجاد و تقویت کنند. در این زمینه، این 5 مورد را درنظر بگیرید:

1- ایجاد محیط فیزیکی مناسب

وقتی کسی می‌خواهد درمورد یک موضوع یا ایده صحبت کند، آن را در وقت ناهار و یا در سالن شلوغ و در کافه تریا انجام ندهید. یک مکان آرام پیدا کنید که کم‌ترین حواس‌پرتی را داشته باشد. تلفن خود را در حالت سایلنت و لب تاپ را در حالت sleep قرار دهید و سعی کنید در طی صحبت‌هایتان وقفه ایجاد نشود.

2- آمادگی ذهنی

به سردی وارد یک مکالمه نشوید، در عین حال آن را بیش از حد پرتلاطم نکنید. حقایقی که درمورد موضوع مکالمه می‌دانید، مرور کنید و فرضیات را کنار بگذارید. این احتمال را بدهید که همه چیز را درمورد موضوع نمی‌دانید و زمانی که طرف مقابل اطلاعات را به اشتراک می‌گذارد، همه چیز آشکار می‌شود. خطای ناخودآگاه به سختی می‌تواند تشخیص داده شود، اما همیشه وجود دارد.

3- دریافت پیغام به طور کامل

تا حد امکان اجازه دهید طرف مقابل بدون وقفه و با سرعت مناسبش به طور کامل درمورد موضوع صحبت کند. این کار به آن‌ها نشان می‌دهد که شما مایل به شنیدن صحبت‌های طرف مقابل هستید. در طول سخنان طرف مقابل، زبان بدنی مناسب را اتخاذ کنید و بررسی کنید که آیا این زبان بدنی با پیام سخنان آن‌ها هم‌خوانی دارد یا با آن در تناقض است. هم‌چنی برای شناسایی هرگونه فیلتر داخلی که ممکن است باعث انحراف شما از دریافت پیام اصلی شود، تلاش کنید.

4- پیام را مجددا بررسی کنید

اعتبار آنچه را که می‌شنوید از طریق شناسایی مفروضات ساخته شده و تفسیر نظرات در مقابل واقعیت، بررسی و اندازه‌گیری کنید. یک راه خوب در این اینجا، کنجکاوی است. از گوینده بخواهید جزئیات بیشتری را برایتان بگوید؛ بطور مثال بگویید: بیشتر برایم توضیح دهید که بعد از کشف اشتباه چه اتفاقی افتاد؟ یا بگویید: فکر کنم که گفتیدX، درست است؟

5- متفکرانه به گوینده پاسخ دهید

توجه داشته باشید که چه نوع واکنشی، با توجه به اطلاعاتی که دریافت کرده‌اید، مناسب‌تر است. لازم نیست پاسخ، تصمیمی واضح یا راهکار مشخصی باشد. ممکن است این‌گونه باشد:

– طوفان ذهنی برای ایده‌های جدید

– تصمیم‌گیری بین گزینه‌های چندگانه

– ارائه‌ پشتیبانی عملی و احساسی

– ارائه‌ راهنمایی(درصورتی که به‌طور واضح درخواست شود)

– ارائه یک پاسخ صریح و حمایتی

وقتی پاسخ می‌دهید، از زبان استفاده کنید(من هدف شما را متوجه شدم). این نشان می‌دهد که شما درک می‌کنید(حسی در من ایجاد کرده است) و یا همدردی می‌کنید(اگر این حادثه برای من اتفاق می‌افتاد، من هم عصبانی می‌شدم).

یک اصل اساسی در گوش دادن فعال این است که نشان دهید پیام آن‌ها را در سطحی عمیق‌تر از یک تکان ساده سر، درک می‌کنید. خوب است که دیدگاه و احساسات افراد را (درحالی که با آن مخالف هستید) بپذیرید. ابتدا درک کنید و سپس تصمیم بگیرید.

شما در مسیر بهبود هوش هیجانی(EQ) هستید. هم‌چنین می‌توانید مطالعه کنید: 10 موردی که رهبران دارای هوش هیجانی هرگز انجام نمی‌دهند.

در تمام پاسخ‌ها، محترم و مثبت و صادق باشید. هرگز تحقیر نکنید و زود قضاوت نکنید. اگر احساس می‌کنید که وضعیت ایجاد شده را نمی‌توانید مدیریت کنید، آن را به بخشی دیگر با فرد مورد اعتمادی که برای کمک مناسب‌تر است، معرفی کنید.

منظور از چاشنی سخنرانی چیست؟ تصور کنید که اگر زمان درست کردن غذا و در طول آماده شدن آن، به غذایتان چاشنی های مختلف نیافزایید، آیا آن غذا طعم مطلوبی خواهد داشت؟

در سخنرانی هم به همین ترتیب است. ما اگر مطالب سخنرانی را از اول تا آخر جلسه، خشک و خالی بیان کنیم، حتماً برای مخاطبان بسیار کسل کننده خواهد بود. پس بهتر است مطالب را طوری بیان کنیم که موضوع را در ذهن مخاطبان به تصویر بکشیم.

چاشنی سخنرانی چیست؟

بعضی از چاشنی های سخنرانی عبارتند از:

1. یکی از مؤثرترین تکنیک ها برای بیان مطالب و گیرایی سخنرانی، استفاده از عکس ها و تصاویر مرتبط با موضوع سخنرانی است.
2. بیان داستانی که شامل محتوای سخنرانی باشد. وقتی موضوع خود را ابتدا با داستان شروع می کنیم، باعث می شود حتی اگر مخاطبان علاقه ای به موضوع سخنرانی نداشته باشند، به آن گوش فرا دهند و وارد موضوع و بحث شوند. در ضمن ذکر این نکته الزامی است که داستان باید هم سطح ادراک مخاطبان باشد.
3. از همه ی حواس خود بهره بگیریم. باید هم از زبان بدن و هم حس بینایی و شنیداری خود استفاده کنیم تا بتوانیم به راحتی با مخاطبان ارتباط برقرار کنیم.
4. مخاطبان را بخندانید(یخ شکنی): ما باید کاری کنیم که همه حاضران در جلسه احساس راحتی کنند. شوخ طبعی در طول سخنرانی باعث می شود که موضوع برای مخاطبان کسالت آور نباشد و احساس آرامش و راحتی بیشتر کنند.
5. یکی از پرکاربرد ترین چاشنی های به کار برده شده در بین سخنرانان، استفاده از نقل قول هایی از افراد مشهور است. این نقل قول ها می توانند تأییدی بر حرف ها و سخنان ما باشند.
6. برگزار کردن بازی هایی در مورد موضوع مورد بحث: بازی باعث می گردد که مطالب ارائه شده عمیقاً توسط مخاطبان درک شوند و جلسه از حالت یکنواختی خارج شود و در نهایت باعث مشارکت مخاطبان و سبب ایجاد رقابت و هیجان در بین آنها می شود.
7. پرسش و پاسخ در طول سخنرانی: ما باید طوری جلسه را اداره کنیم که حضار احساس نکنند که فقط سخنران باید صحبت کند و آنها گوش فرا دهند. بلکه در طول جلسه باید در مورد موضوع مورد بحث از مخاطبان سؤال و نظرخواهی شود و متقابلاً به سؤالات آنها جواب داده شود.

دانشگاه زندگی را کلیک کنید

مارک توین، نویسنده و طنز پرداز آمریکایی می گوید: در دنیا نوع سخنران وجود دارد. سخنرانی که از استرس سخنرانی عصبی شده است و سخنرانی که دروغ می گوید! حالا با گذشت دویست و چندی سال از آن زمان تازه تحلیلگران به سخن مارک توین ایمان آورده اند که واقعا سخنرانی برای عده زیادی از مردم رعب آور است. حتی بر اساس تحقیقات به عمل آمده توسط وال استریت ژورنال، سخنرانی یکی از ترس های بزرگ عمومی بین شهروندان آمریکایی می باشد و تکنیک‌های کاهش اضطراب قبل از سخنرانی‌، از جمله عبارات پر جستجو و محبوب آمریکایی ها در سال های اخیر بوده است! با این حال تجربه ثابت کرده هر نفر می تواند مربی هیجان و استرس سخنرانی خود باشد و به خوبی بر این ترس فائق آید.

استرس سخنرانی به خاطر ترس را نباید دست کم گرفت. شاید این ترسی که گاهی از ترس از هواپیما، پریدن از ارتفاع یا محاکمه شدن در دادگاه بیشتر می شود منجر به بروز حملات و واکنش های تهاجمی خاص در فرد شود. متاسفانه یا خوشبختانه بسیاری از ما سعی در مخفی کردن این استرس داریم؛ غافل از این که تمام فشارهای روانی ناشی از اضطراب پنهان شده ما به خاطر سخنرانی به مرور تبدیل به زخمی سربسته می شود که از درون چرکین شده است. ترس از حضور مقابل دانش آموزان و شرکت در فعالیت های جمعی، ترس از سخن گفتن در جمع های بزرگ یا حضور فعال در گروه های دوستانه همه و همه عواملی هستند که با گذشت زمان موجبات حاد تر شدن این زخم را فراهم می آورند. این روند تا دوران بزرگسالی هم ادامه پیدا می یابد و  کم کم به جایی میرسد که فرد مایل است هر گونه فعالیتی فردی را انتخاب کند تا از صحبت های عمومی، سمینار و کنفرانس اجتناب کرده باشد.

خبر خوب این که در مقابل تمام کسانی که سعی در مخفی کردن استرس سخنرانی خود هستند افرادی وجود دارند که با تکیه بر تکنیک های کنترلی اضطراب ناشی از سخنرانی موفق شده اند این دلشوره های ناتمام را تا حدودی تسکین و تقلیل دهند. در ادامه برخی از این تجربیات را با هم مرور می کنیم.

تکنیک های کلیدی کاهش استرس سخنرانی

سخنرانان پر استرس چه حالاتی دارند؟ استرس حالت روحی آشکاری است که به واسطه نشان های زیر در چهره و به طور کلی ظاهر یک سخنران نمود می کند:

• نگاه نکردن به مخاطبان و خیره شدن به یک گوشه
• بدون مقدمه ورود کردن به اصل مطلب
• تلاش برای کوتاه کردن سخنرانی و به اتمام رساندن آن
• بی توجهی به مخاطبانی که پیوسته با هم صحبت می کنند
• لرزش صدا، دست ها و حرکات ممتد و مداوم پاها
• نگاه کردن به ساعت
• تعریق بیش از حد
• آریتمی یا بی نظمی در طول سخنرانی
• استفاده مداوم از نوشیدنی های مختلف مثل آب در طول سخنرانی

بعد از درگیر شدن با استرس سخنرانی به جای کلنجار رفتن با خودتان برای این که ای کاش در خانه می ماندید، به جای سخنرانی پروژه دیگری بر عهده می گرفتید یا بالاخره طوری می شد که مجبور نمی شدید سخنرانی کنید از وقتتان با استفاده از تمارین زیر برای افزایش انعطاف پذیری، ریسک پذیری و شکوفا کردن استعدادهای درونی خود استفاده نمایید.

وسواس کمالگرایی را دور بریزید

هیچ کس کامل نیست؛ اما مشکل دقیقا از همین جا شروع می شود که فکر می کنیم و می خواهیم بهترین و بی نقص ترین آدمی باشیم که تا کنون روی صحنه رفته است و در مقابل دیگران سخنرانی کرده است!

غلبه بر مشکل کمالگرایی اولین گام برای غلبه بر استرس سخنرانی است که تقریبا همه ما با آن مواجه هستیم.

تمرینات ناقص یا تمرین نکردن، فشار بیش از حد بر تارهای صوتی برای تغییر صدای واقعی حین سخنرانی، عدم آشنایی با فضای اطراف و عواملی نظیر نور، دما و صدا که ممکن است سخنرانی را تحت تاثیر خود قرار دهند و… از جمله عواملی که باعث تضعیف سخنرانی می شوند می باشند. خنده دار است اما خیلی از سخنرانان مغلوب اعترافات خود بابت اشتباهات پیش پاافتاده ای می شوند که در طول سخنرانی مرتکب شده اند.

سخنرانی شما با ارزش های واقعیتان مغایرت دارد!

اگر مشغول خواندن این مقاله برای کاهش استرس سخنرانی و دلشوره هایتان در طول سخن گفتن در جمع های بزرگ هستید قطع به یقین سخنران حرفه ای کاربلدی می باشید که به دنبال رفع نواقص خود بوده و هست. مهارت سخنرانی تنها بخشی از توانایی های فردی حرفه ای ما است. ارزش های فردی با سخنرانی در جمع مشخص نمی شود و قطعا توانایی های شما بیشتر از آن چه که به نمایش گذاشته اید بوده است.

برای این که متوجه بخشی از این توانایی ها شوید کافی است در یک اتاق خلوت، وقتی که کاملا تنها هستید و مخاطبانتان ذهنی هستند سخن بگویید. به تسلط خودتان که بیشتر شبیه سخنرانی به سبک رهبران موفق دنیا است توجه کنید. شما یک سخنران همه فن حریف هستید که خیلی راحت می توانید بزرگ ترین سخنرانان دنیا را در جیبتان بگذارید؛ چون ارزش های واقعی هر کس با شیوه سخنرانی و سخنوری او مشخص نمی شود!

از عصبی بودن خود عصبی نشوید!

بروس اسپرینگستین، خواننده، نوازنده گیتار و آهنگساز آمریکایی معروف در یکی از مصاحبات خود اعتراف جالبی داشته است. او متوجه شده وقتی که قبل از اجرا در طول کنسرت کامل آرام و بی استرس بوده است به اندازه زمانی که هیجانات و شور ناشی از جمعیت در او غوطه ور بوده اجرا خوبی نداشته است! به گفته برخی اسپرینگستین به خوبی می دانسته است چه طور کانال استرس و نگرانی های پیش از کنسرت را با کانال شور و هیجان عوض کند و اتفاقا هم کمی عصبی باشد!

سخنرانانی که اعتماد به نفس کمی دارند معمولا بابت سخنرانی و کیفیت صحبت کردن خودشان عصبی می شوند. بالا رفتن هیجان از عوامل این عصبی بوده است و به واسطه همین حالت استرس و دلنگرانی های زیادی تحمل می کنند.

آیا درباره عوامل به وجود آورنده حالت عصبانی در طول سخنرانی چیزی می دانید؟ عصبی بودن ناشی از آدرنالینی است که در خون ما در جریان می باشد. سخنرانان حرفه ای به خوبی می دانند این عصبی بودن چه طور به انرژی مضاعف تبدیل شده و نگرانی و دلشوره های آن ها را به تعامل، کارایی و انرژی زایی مبدل می سازد.

شما هم به سبک سخنرانان موفق دنیا بد نیست تا حد متعادلی عصبی باشید! این انرژی و هیجان را در خود سرکوب نکنید و باعث مهار احساسات خود نشوید!

شما کامپیوتر نیستید!

یکی از مواردی که استرس سخنرانی را دوچندان می کند ترس از فراموش شدن متن سخنرانی است. فراموش نکنید که در سخنرانی، کنفرانس های علمی و هر جایی که قرار است صحبت کنید لازم نیست واژگان را تک تک به خاطر بسپارید و یکی یکی آن ها را دقیقا مثل متن بیان کنید. کمی از تعهد و وفاداریتان نسبت به کلمات بکاهید!

به جز به خاطرسپاری کلمات، شیوه خواندن و بیان کردن آن ها هم مهم است. سخنرانی با روخوانی تفاوت دارد. تا زمانی که مهره مستقلی روی صحنه نباشید که بتواند خودش سناریو بنویسد و خودش هم نمایش را کارگردانی کند سخنران نیستید!

بدین منظور کلماتی که ریسک گیج شدن مخاطب و به اشتباه انداختن او را بالا می برند از متن حذف کنید.

سخنوری را کلیک کنید